Onlangs schreef een tenderschrijver: “Bij ieder ‘werkje’ is het alsof net als vroeger de juf of meester er met de rode pen doorheen gaat. Alsof je weer op school zit en overal een cijfer voor krijgt. Met het verschil dat vooral de minder goede punten van jouw ‘werkje’ worden benadrukt.”

Herken je die spreekwoordelijke rode pen? Voor veel tenderaars voelt feedback namelijk niet als samenwerken aan een offerte. Ook de beoordeling door de aanbestedende dienst voelt niet als een toelichting. Het voelt als kritiek, anders noem je het waarschijnlijk geen rode pen. Het voelt zelfs niet als kritiek op het plan, maar wel als kritiek op jou. Dat voelt heel naar hè? Ik ken het gevoel.

We hebben dan vaak de neiging om iemand anders of het tenderwerk in het algemeen de schuld te geven. Of we gaan tips of adviezen geven hoe ermee om te gaan. In mijn ogen allemaal niet zo behulpzaam. Wat de tenderschrijver raakt, zit namelijk niet in de feedback of het tendervak. Zelfs niet in de toon.

Wat het schurend maakt, is namelijk die tsunami van gedachten als we kritiek ervaren. Die gedachtenstorm komt echter niet van buitenaf. Wel van binnenuit. Het lijkt me dan ook zinvoller om daar eens naar te kijken als je last hebt van feedback of beoordelingen.

Zodra het persoonlijk voelt, stormt het los

Je opent het document en ziet een kleurenparade aan opmerkingen en bijgehouden wijzigingen in het document. Het is alleen feedback van je collega op het plan. Maar nee, jouw hoofd slaat meteen op hol. Dat gaat ongeveer zo:

• • “Wat heb ik nou weer niet goed gedaan?”
  • “Waarom lukt het mij nooit meteen perfect?”
  • “Ik trek al deze opmerkingen niet. Ik heb het al zo druk.”

Vanaf dat moment gaat het niet meer over de tekst of het plan. Je aandacht gaat niet meer naar de inhoud of naar de bedoeling van de feedback. Het gaat – volkomen onschuldig trouwens – spontaan over jou. Over alles wat JIJ niet goed hebt gedaan. Je ziet alleen nog wat er allemaal wel niet fout is. Zelfs complimenten verdwijnen tussen de regels.

Hoe persoonlijker de feedback of de beoordeling over het plan voelt, hoe harder het in je hoofd raast. En kijk eens goed: hoe meer onzin er gedacht wordt. Want dat cijfer gaf men aan het plan. Niet aan jou.

Je hoeft die gedachtenstorm alleen maar te herkennen. En misschien nog wel belangrijker te erkennen dat het zo werkt. Dan zie je dat die rode pen eigenlijk helemaal niet bestaat. En al helemaal niet over jou gaat. Zo interessant ben jij namelijk helemaal niet. (Sorry…)

De gedachten razen vaak al vóór de eerste opmerking

Ook interessant om naar te kijken, is naar al die zinloze gedachten die we vaak vooraf al hebben. Soms begint het al bij alleen het woord ‘review’. Of bij het zien wie de afzender van de mail is. Nog voor je iets gelezen hebt, denk je al: “O jee, wat nu weer…”.

Of je checkte juist vooraf tig keer extra om die kleurenparade aan opmerkingen te voorkomen. Terwijl je overuren maakt (misschien niet letterlijk, maar wel in je hoofd), vergat je te zeggen dat het plan nog een concept is. Of vergat je te vragen wat voor type feedback je graag wil hebben om het plan te verbeteren. Want er was door alle angsten geen ruimte meer in je hoofd voor dat soort simpele helderheid.

Je stemming kleurt wat je leest

En nog iets. De ene dag lees je een opmerking en denk je: “Oh ja, goeie toevoeging.” De andere dag lees je exact dezelfde opmerking en denk je: “Zucht, ik faal weer.”

Het verschil zit dan niet in de feedback, maar wel in hoe jij je voelt op dat moment. Je gemoedstoestand zeg maar. Als ik bijvoorbeeld moe ben, denk ik ook somberder (vooral over mezelf) dan als ik uitgerust en helder ben.

• • In een lage gemoedstoestand is elke opmerking als het ware geschreven met een knalrode pen en voelt het al snel als persoonlijke kritiek.
  • In een hogere gemoedstoestand zie je de opmerking (inclusief de complimenten…) voor wat het is: een bijdrage aan de tekst. Of een poging tot. Want er blijven natuurlijk altijd collega’s die niet zo goed zijn in het geven van feedback.

Wie wint vaker tenders denk jij?

Wil je vaker tenders winnen zonder jezelf te verliezen?

In de training De mens achter de tender kijken we anders naar de wereld vol deadlines, reviews en beoordelingen. Want wie anders kijkt, heeft het beter bekeken. Het tenderwerk kan en mag echt met minder geploeter en meer plezier.